Tapahtumien järjestäminen

AFI Wiki
Loikkaa: valikkoon, hakuun
Kuka tahansa voi halutessaan toteuttaa tapahtumia mutta se on työlästä. Järjestä itsellesi mahdollisimman paljon apua.

 Ketkä voivat järjestää tapahtumia ja mitä se pitää sisällään?

Tapahtumia voi järjestää kuka tahansa asiasta kiinnostunut henkilö joka kokee voivansa tarjota yhteisölle jotain pelaamisen arvoista sisältöä.

Tapahtuman tulisi luonteeltaan soveltua yhteisön tavoiteeseen. Lähtökohtaisesti tapahtuman ei tulisi tulla olla ajallisesti ristiriidassa AFIn muun toiminnan kanssa. Tarvittaessa aikatauluihin, sisältöihin tai ilmoittamiseen liittyvissä asioissa ota yhteyttä kehitysryhmäläisiin.

Tapahtumien järjestäminen on yllättävän aikaavievää ja vaatii monia eri taitoja. Kriittisiä rooleja tapahtuman järjestämisessä ovat:

  • Organisoija
  • Tekniset toteuttajat ja tarkastajat
  • Promoottori
  • Admin sekä Isäntä

Kriittisiä vaiheita tapahtuman kannalta ovat:

  • Suunnittelupalaveri
  • Tehtävän tekninen toteutus ja sen varmistaminen
  • Promootio
  • Ennakkoslottaus, -suunnittelu ja -brieffaus
  • Itse tapahtuman pitäminen
  • Debrieffing, jälkihoito ja -promootio

Yhteisön kannalta erinomaisen tapahtuman elinkaari

Kasvottoman ja mystisen organisoijan rooli on kasata ja pitää tiimi kassassa tapahtuman järjestämisen ajan. Samallla hän varmistaa, että tapahtuma järjestetään mahdollisimman hyvin.

Suunnittelu-palaveri

Tavoitteena on kasata tiimi ja jakaa tehtäviä tapahtuman toteuttamista varten sekä hioa tapahtumalle kiinostava konsepti jota aletaan toteuttamaan. Lisäksi tavoitteena on myös kehittää jäsentetn taitoja tapahtuman järjestämisessä. Kutsu paikalle henkilökohtaisesti sellaisia henkilöitä jotka tarvitset mukaan tiimiin. Laita Steamiin ja Foorumeille ilmoitus, jotta myös mahdollisesti sinulle tuntemattomat henkilöt voivat halutessaan osallistua heitä kiinnostavaan toimintaan ja oppia tapahtumien järjestämisestä.

Tehtävää:

  1. Tee Steam/Forum kutsut
  2. Kutsu henkilökohtaisesti kriittiset henkilöt
  3. Hio konsepti
    • Hahmotelma reposta?
  4. Kasaa tiimi sekä jaa tehtävät
Niinkuin Hesus tässä, kannattaa tehtäväntekijän torjua pelaajien turha kiroaminen tapahtuman konseptiin sopivalla tehtävällä, joka toimii ja pelaa.

Tehtävän tekninen toteutus

Tavoitteina on tehdä ja varmistaa mahdollisimman hyvin toimiva ja konseptia palveleva tehtävä sekä pyrkiä levittämään tapahtumatehtävä osaamista yhteisössä. Pieni tekninen tai pelimekaaninen virhe tehtävässä voi pilata tapahtuman, joten on tärkeää tarkastaa tehtävät. Tehtävän tarkastajan tulisi olla eri henkilö kuin tehtävän toteuttaja, sillä omien tehtävien virheille voi sokeutua ja henkilöt voivat tukea toistensa kehittymistä. Tapahtumia järjestäessä kannattaa huomioida millainen modi repo tapahtumaa varten tarvitaan. Mahdollisimman pieni repo edesauttaa vieraspelaajien osallistumista tapahtumaan.

Tehtävää:

  1. Tee tehtävät tapahtumaa varten
  2. Vaaraa tehtäviä varalle jos päätehtävät eivät toimi
  3. Varmista tehtävien toimivuus ja pelimekaniikat tarkastuksilla
  4. Lyö lukkoon käytettävä modi repo
    • Huomioi repon sisältö vierailijoiden varalta
    • Ota yhteys ylläpitoon repon luomiseksi
Promoottorina sinun tulee jutella niin monelle ihmiselle armayhteisössä että saatat törmätä vastakkaisen sukupuolen edustajaankin.

Promootio

Promootion tavoite on kaksitahoinen: Ensinnä on tarkoitus luoda odotusta ja innostusta tapahtumaa kohtaan yhteisön sisällä. Toinen tavoite on esittellä yhteisön toimintaa ulkopuolisille ja samalla pyrkiä innostamaan ihmisiä jäseniksi ja yhteisöjä kumppaneiksi. Kommunikaatio on syytä muokata kohdeyleisön mukaan. Esimerkiksi ulkopuolisille mainostettaessa olisi syytä muokata tapahtumaan osallistumisen ohjeistus mahdollisimman yksinkertaiseksi.

Tehtävää:

  1. Koosta tapahtuman teemaan sopiva promo materiaali
    • Huomioi materiaalin kieli ja sisältö käyttökohteen mukaan
  2. Kommunikoi aktiivisesti eri keinoin tulevasta tapahtumasta ja sen sisällösät yhteisön sisäisesti sekä ulkoisesti
    • Henkilökohtainen puhe ja teksti
      • Todella tehokasta oikein kohdistettuna
    • Steam ilmoitukset
    • Forum postaukset
      • Ei pelkästään AFIn
    • Discord
      • Ei pelkästään AFIn
    • Teamspeak
    • Some
  3. Järjestä tapahtumien videostreamaus
    • Selvitä kuka tai ketkä voisivat streamata tapahtumaa
    • Jaa stream-linkit tapahtumamainostuksen yhteydessä ennen tapahtumaa
    • Tapahtuman aikana varmista että ilmoittautuneet streamaajat ovat paikalla, ja että streamauspalvelut toimivat
  4. Pyri avustamaan henkilöiden osallistumisessa tapahtumaan
    • Auta roolin löytämisessä ja ryhmän integroitumisessa
    • Järjestä teknistä tukea

Slottaus

Slottaamalla tapahtuma vähintään ryhmänjohtaja tasolle saakka voidaan tukea tapahtuman osallistujien toiminnan suunnittelua sekä brieffaamista. Mahdollisimman loppuunasti toteutettu slottaus auttaa myös pelaajien sitoutumisessa tapahtumaa kohtaan ja nostaa innostuksen tasoa.

Tehtäviä:

  1. Mahdollista tehtävien ennakkoslottaus mahdollisimman pitkälle
  2. Varmista henkilökohtaisilla yhteydenotoilla tärkeimmät roolit slotatuiksi
  3. Sitoouta johtajat suunnittelemaan ja ennakkobrieffaamaan mahdollisimman laajasti

Brieffing ja suunnittelu

Brieffaamisen ja ennakkosuunnittelun tavoite on monitahoinen: Sillä pyritään parantamaan tapahtuman pelillistä toteutusta sekä tarjoamaan yhteisölle mielekkäitä sosiaalisia tilanteita. Lisäksi tavoitteena on myös luoda odotusta ja innostusta tapahtumaa kohtaan. Mitä alemmas suunnitellussa peliorganisaatiossa tämä toiminta saadaan vietyä, sitä suuremmat vaikutukset toiminnalla voidaan saavuttaa.

Tehtävää:

  1. Pyri henkilökohtaisesti kommunikoimalla varmistamaan, että eri puolet suorittavat ennakkosuunnittelun ja brieffaamisen
Isäntää ja Adminia epäillään aina

Itse tapahtuma

Tapahtumassa tavoitteena on varmistaa, että toiminta on sujuvaa sekä säännönmukaista.

Tehtävää:

  1. Varmista että säännöt on ymmärretty ja niitä noudatetaan
    • Yleiset säännöt
    • Tehtäväkohtaiset säännöt
  2. Soveltuvilta osin Isännän ja Adminin ohjeen mainitsemat toimet

Debrieffing

Debreiffin tavoitteena on kehittää osaamista pelien ja tapahtumien järjestämisen osalta, sekä tarjota merkityksellisiä sosiaalisia tilanteita.

Tehtävää:

  1. Kannustakaa henkilökohtaisesti osallistujia järjestämään debrief hetki
    • Voi olla myös myöhempänä päivänä pienemmissä porukoissa
  2. Tapahtumassa voi havainnoida ja kysellä myös tapahtuman järjestämiseen liittyviä asioita
    • Pääpaino pelillisessä debrieffaamisessa

Jälkihoito ja -promootio

Jälkipromootion tavoitteena on pitää kiinnostusta ja mielenkiintoa yllä AFIn tapahtumatoimintaa kohtaan. Tätä varten on pyrittävä pitämään tapahtumat esillä mahdollisimman pitkään niiden loputtua sekä yhteisön sisällä, että ulkoisesti. Tapahtuman mahdollisesti epäonnistuessa on syytä kuitenkin pikaisesti käydä läpi epäonnistumiseen johtaneet syyt ja pyrkiä näkyvästi ja selkeästi käsittelemään niiden torjuminen tulevaisuudessa, jolloin pyritään huomioimaan negatiiviset asiat, mutta siitämään jo katsetta tulevaan.

Tehtäviä:

  1. Koosta materiaalit tapahtumasta
    • Palvelee myös tulevien tapahtumien, sekä yhteisön markkinointia
  2. Ylläpidä positiivista keskutelua tapahtumasta
    • materiaalia voi linkkailla pidemmällä aikavälillä
    • Kannusta debrief materiaalin jakoon, vaikkapa esimerkillä
  3. Epäonnistuneen tapahtuman jälkihoito
    • Nopea perustellinen läpikäynti jossa tiedostetaan epäonnistumiset
    • Mutta siirretään katse tulevien tapahtumien organisointiin ja muutoksiin